คนไทยในต่างประเทศ

ข้อแนะนำสำหรับคณะหน่วยงานราชการไทยที่ประสงค์เดินทางมาศึกษาดูงานที่สเปน

            ความสัมพันธ์ทวิภาคีระหว่างไทย-สเปนมีความใกล้ชิดกันมากขึ้น จึงมีการแลกเปลี่ยนการเยือนระหว่างไทยและสเปนในหลายระดับ ในส่วนของไทย มีหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจจำนวนไม่น้อยที่สนใจการศึกษาดูงานในสเปน และได้ขอความอนุเคราะห์สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงมาดริด ช่วยจัดทำนัดหมายการศึกษาดูงานให้

            อย่างไรก็ตาม สืบเนื่องจากความไม่คุ้นเคย หรือความไม่เข้าใจความแตกต่างทางวัฒนธรรมและกระบวนการราชการของสเปน จึงส่งผลให้การขอศึกษาดูงานของคณะผู้แทนหน่วยงานราชการไทยอาจไม่ได้รับการตอบรับ หรือได้รับการตอบรับที่ล่าช้า

            ดังนั้น เพื่อเป็นการลดแนวโน้มที่จะเกิดความล่าช้าหรืออุปสรรคอื่นๆ ในการขอศึกษาดูงานในสเปน สถานเอกอัครราชทูตฯ จึงขอแนะนำดังต่อไปนี้

            1. การประสานงานขอให้นัดหมายการศึกษาดูงานในสเปน

            1.1. ประสานงานผ่านกระทรวงการต่างประเทศ ตามแนวปฏิบัติของกระทรวงการต่างประเทศ สถานเอกอัครราชทูตฯ จะรับประสานงานนัดหมายการศึกษาดูงานเฉพาะจากหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจของไทย ที่ได้มีการร้องขอผ่านกระทรวงการต่างประเทศ โดยหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจไทยที่สนใจศึกษาดูงานในสเปนจะต้องมีหนังสือลงนามโดยผู้แทนหน่วยงาน ไปยังปลัดกระทรวงการต่างประเทศ หรืออธิบดีกรมยุโรป ที่สำนักงานเลขานุการกรมยุโรป กระทรวงการต่างประเทศ ถนนศรีอยุธยา กทม. 10110 โทร. 02 203 5000 พร้อมแนบรายละเอียดดังต่อไปนี้

            - แบบฟอร์มคำขอให้ประสานงานนัดหมายการศึกษาดูงาน (ติดต่อขอรับได้จากสำนักงานเลขานุการกรม กรมยุโรป)

            - ชื่อ นามสกุลและประวัติโดยย่อของหัวหน้าคณะดูงาน เป็นภาษาอังกฤษ

            - บัญชีรายชื่อ และหมายเลขหนังสือเดินทางของทุกคนในคณะดูงาน เป็นภาษาอังกฤษ

            - ระยะเวลาที่เดินทางมาถึง-ออกจากสเปน และวันและเวลาที่ประสงค์จะศึกษาดูงาน

            - หน่วยงานสเปนที่สนใจศึกษาดูงาน

            - หัวข้อการดูงานที่เป็นที่สนใจ

            - การอำนวยความสะดวกที่ประสงค์ได้รับ อาทิ จัดหาล่าม ฯลฯ

            -ชื่อ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์มือถือ ของเจ้าหน้าที่ประสานงานของคณะ พร้อมอีเมล์

            1.2. ให้ข้อมูลให้ครบถ้วน สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอแนะนำให้ทุกหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจที่สนใจศึกษาดูงานในสเปน กรุณาให้ข้อมูลในข้างต้นให้ครบถ้วนและละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะในเรื่องของหัวข้อการดูงานที่สนใจ เนื่องจากหากเป็นหัวข้อที่กว้างเกินไป อาทิ “ภาพรวมเศรษฐกิจของสเปน” หน่วยงานสเปนมักเกิดความลังเลใจที่จะตอบรับเนื่องจากไม่แน่ใจว่าคณะดูงานประสงค์ดูงานเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าวในแง่มุมใด ดังนั้น ในกรณีตัวอย่างนี้ อาจระบุหัวข้อให้ชัดเจนขึ้น อาทิ “นโยบายด้านการส่งเสริมการลงทุนของสเปน” หรือ “มาตรการกำกับดูแลสถาบันการเงินภาครัฐ” เป็นต้น

          นอกจากนี้ ขอให้จัดทำข้อมูลในส่วนของบัญชีรายชื่อ หมายเลขหนังสือเดินทาง และข้อมูลหัวหน้าคณะ เป็นภาษาอังกฤษ 1 ชุด เพื่อจะได้ส่งต่อให้ปหน่วยงานสเปนได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้อง

          1.3. สำเนาให้สถานเอกอัครราชทูตฯ ทราบ กระทรวงการต่างประเทศจะประสานงานสถานเอกอัครราชทูตฯ ให้ดำเนินการนัดหมายการดูงาน อย่างไรก็ตาม หากเกรงว่า ระยะเวลากระชั้นชิด อาจสำเนาเอกสารหนังสือขออำนวยความสะดวกการนัดหมายการศึกษาดูงานล่วงหน้ามายังสถานเอกอัครราชทูตฯ ทาง อีเมล์  madthai@temb.e.telefonica.net ล่วงหน้า โดยสถานเอกอัครราชทูตฯ จะติดต่อกลับไปเมื่อได้รับข้อมูล

            1.4. หลีกเลี่ยงการติดต่อหน่วยงานราชการสเปนโดยตรง สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอเรียนว่า ตามแนวปฏิบัติของหน่วยงานราชการสเปน หากเป็นการติดต่อขอศึกษาดูงานอย่างเป็นทางการ หน่วยงานสเปนได้แสดงความประสงค์ว่า ขอให้เป็นการประสานงานผ่านสถานเอกอัครราชทูตฯ เท่านั้น เนื่องจากหน่วยงานสเปนที่ได้รับคำร้องจะต้องแจ้งหน่วยงานต้นสังกัดเพื่อให้หน่วยงานต้นสังกัดรับทราบก่อนจึงจะตอบรับการดูงานจากคณะดูงานต่างชาติได้ ดังนั้น หากไม่ได้เป็นการขอนัดหมายดูงานผ่านสถานเอกอัครราชทูตฯ หน่วยงานต้นสังกัดของฝ่ายสเปนก็มักจะไม่อนุญาต เนื่องจากถือว่ามิใช่การขอดูงานอย่างเป็นทางการจริง และไม่ได้ผ่านช่องทางที่ทางการสเปนกำหนดไว้  ดังนั้น การพยายามติดต่อหน่วยงานราชการสเปนโดยตรงโดยหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่สถานเอกอัครราชทูตฯ จึงมักจะได้รับการปฏิเสธ หรือมีอุปสรรคความล่าช้า

            อนึ่ง สถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่สามารถประสานงานติดตามผลการพิจารณาคำขอดูงาน ที่คณะดูงานจัดส่งไปเอง เนื่องจากหน่วยงานราชการสเปนมักมีแนวปฏิบัติที่ไม่แจ้งผลการพิจารณาคำขอดูงานให้กับสถานเอกอัครราชทูตฯ หากสถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่ใช่ผู้ติดต่อไปแต่แรก ทั้งนี้ สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอสงวนสิทธิ์ในการพิจารณายุติการประสานงานทาบทามการนัดหมายดูงาน หากคณะได้ติดต่อประสานงานไปก่อนหน้าที่จะติดต่อทาบทามผ่านสถานเอกอัครราชทูตฯ เพื่อเป็นการป้องกันความสับสนที่อาจเกิดขึ้น

            1.5. พิจารณาความเหมาะสมของจำนวนผู้เข้าร่วมในคณะ สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอเรียนว่า หน่วยงานราชการสเปนในกรุงมาดริด นครบาร์เซโลนา เมืองเซวิญา และเมืองอื่นๆ มักมีสถานที่ทำการขนาดเล็ก โดยแม้กระทั่งหน่วยงานราชการสเปนในระดับกระทรวงก็มีอาคารที่ทำการหลายตึกกระจัดกระจายอยู่ในเมืองเดียวกัน แทนที่จะเป็นอาคารขนาดใหญ่ หรือกลุ่มอาคารที่มีอาณาเขตเป็นสัดส่วน ดังนั้น หากประสงค์จะได้รับการตอบรับการดูงานในเวลาอันรวดเร็ว และเพื่อความสะดวกของทุกฝ่าย หากคณะดูงานมีจำนวนคนมาก อาทิ 70 คน 100 คน หรือ 200 คน ขอให้แยกคณะดูงานเป็นกลุ่มย่อย โดยกลุ่มหนึ่งไม่เกิน 30 คน และแยกย้ายการดูงานไปคนละสถานที่ ทั้งนี้ สำหรับกลุ่มดูงานกลุ่มย่อยนี้ ขอให้แนบชื่อ นามสกุล และประวัติย่อของหัวหน้าคณะ พร้อมกับบัญชีรายชื่อของคนในกลุ่มย่อยมาด้วย           

                    2. เวลาการขอดูงานและการเลือกใช้บริษัทนำเที่ยว

            2.1. เดินทางมากับบริษัทนำเที่ยวที่มีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับประเทศสเปนและมีความรู้ภาษาสเปน สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอแนะนำให้ทุกหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจไทยที่สนใจศึกษาดูงานในสเปน เดินทางมาพร้อมกับบริษัทนำเที่ยวที่มีผู้นำเที่ยวที่ชำนาญประเทศสเปนและภาษาสเปน เนื่องจากคนสเปนส่วนใหญ่ไม่มีความถนัดภาษาอังกฤษ ดังนั้น การประสานงานติดต่อโรงแรมที่พัก อาหารและยานพาหนะจึงควรดำเนินการผ่านผู้ที่มีความเชี่ยวชาญ เพื่อมิให้มีปัญหาอุปสรรคความขัดข้องต่างๆ

            2.2.  เผื่อเวลาสำหรับการขอรับการตรวจลงตราจากสถานเอกอัครราชทูตสเปนประจำประเทศไทย สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอแนะนำให้คณะดูงานดำเนินการติดต่อประสานงานสถานเอกอัครราชทูตฯ และเผื่อเวลาไว้สำหรับการติดต่อขอรับการตรวจลงตราเข้า schengen zone จากสถานเอกอัครราชทูตสเปนประจำประเทศไทยอย่างน้อย 1 เดือน ทั้งนี้ สถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่สามารถช่วยเหลือเร่งรัดหรือประสานงานติดตามผลการพิจารณาตรวจลงตราของสถานเอกอัครราชทูตสเปนประจำประเทศไทยได้ เนื่องจากการพิจารณาตรวจลงตราเป็นสิทธิอันชอบธรรมของแต่ละรัฐ และหากเป็นไปได้ ควรขอรับการตรวจลงตราแบบ Schengen visa multilpe entries สำหรับทุกคนในคณะด้วย เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่มีบุคคลในคณะจำเป็นต้องเดินทางเข้า-ออกสเปน กระทันหัน หรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเที่ยวบินไปผ่านเขต schengen  และกลับเข้ามาใหม่

          2.3. เผื่อเวลาสำหรับการตอบรับการดูงานจากฝ่ายสเปน สถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่สามารถระบุแทนหน่วยงานราชการสเปนได้ว่า จะพิจารณาคำขอศึกษาดูงานนานเท่าใด เนื่องจากเป็นกระบวนการภายในของแต่ละหน่วยงานราชการสเปน โดยการพิจารณาที่ใช้ระยะเวลานานที่สุดได้แก่ 1 เดือน ดังนั้น ขอให้ทุกหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจไทยที่สนใจดูงานในสเปน หลีกเลี่ยงการขอนัดหมายดูงานในระยะเวลากระชั้นชิด หรือน้อยกว่า 1 เดือน เนื่องจากมีแนวโน้มอย่างมากที่จะไม่ได้รับการตอบรับ 

          2.4. หลีกเลี่ยงวันหยุดราชการและวันหยุดตามประเพณีสเปน สถานเอกอัครราชทูต ขอแนะนำให้ทุกหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ ศึกษาข้อมูลวันหยุดราชการและวันหยุดตามประเพณีของสเปนต่างๆ ก่อนเลือกวันศึกษาดูงานในสเปน โดยวันหยุดราชการประจำปีของสเปนที่สำคัญ มีดังนี้

 

                        วัน/เดือน                        ชื่อวันหยุด

                        6 มกราคม                     วัน Epiphany หรือ Los Reyes Magos

                        เดือนเมษายน                วันหยุดเทศกาล Semana Santa หรืออีสเตอร์*

                        1 พฤษภาคม                  วันแรงงาน

                        15 สิงหาคม                   วัน Virgin Assumption

                        12 ตุลาคม                    วันชาติสเปน

                        1 พฤศจิกายน                วัน All Saint´s

                        6 ธันวาคม                     วันรัฐธรรมนูญสเปน

                        8 ธันวาคม                     วัน the Immaculate Conception

                        25 ธันวาคม                   วันคริสต์มาส* 

                        31 ธันวาคม                   วันสิ้นปี

 

            * = แม้จะมีวันหยุดไม่กี่วันในเทศกาลดังกล่าว แต่คนสเปนนิยมลาพักร้อนไปล่วงหน้าหรือหลังจากวันหยุดจริงในเทศกาลดังกล่าว ทำให้การขอนัดหมายศึกษาดูงานในช่วงใกล้เคียงมักจะไม่ได้รับการตอบรับ

            นอกจากนี้ แคว้นและเมืองต่างๆ ในสเปนยังมีวันหยุดท้องถิ่นของตนเองเพิ่มเติมได้ อาทิ

 

                      วัน/เดือน                             ชื่อวันหยุด

แคว้นมาดริด   

                        1 มกราคม                     วันขึ้นปีใหม่

                        19 มีนาคม                    วัน Saint Joseph

                         2 พฤษภาคม                Day of the Community of Madrid (หยุดทุกปี)

                        15 พฤษภาคม               วัน Saint San Isidro

                        23 มิถุนายน                  วัน Corpus Christi

                        25 กรกฎาคม                วัน Saint John

                        9 กันยายน                    วัน Santa Maria de la Cabeza

                        9 พฤศจิกายน               วัน Saint Almundena

 

แคว้นบาร์เซโลนา

                         7 มีนาคม                     วัน Lunes de la Nueva Semana Blanca 

                        13 มิถุนายน                  วัน Lunes de Pascua Granada

                        24 มิถุนายน                  วัน Saint Joan

                        11 กันยายน                   National Day of Cataluña (หยุดทุกปี)

                        24 กันยายน                   วันหยุดเทศกาลท้องถิ่นประจำปีนครบาร์เซโลนา

                                                              Día de la Mercé

                        26 ธันวาคม                    วัน Saint Stephen


                    ดังนั้น คณะดูงานจึงควรประสานงานใกล้ชิดกับบริษัทนำเที่ยวเกี่ยวกับวันหยุดเทศกาลต่างๆ ในเมือง/จังหวัด/แคว้นสเปนที่จะเดินทางไปขอศึกษาดูงาน เพื่อจะได้ไม่ต้องเปลี่ยนวันที่ขอนัดหมายดูงานในภายหลัง ทั้งนี้ วันหยุดเทศกาลบางกรณี จะปรับเปลี่ยนวันไปตามปี

             2.4. หลีกเลี่ยงการขอศึกษาดูงานในเดือนสิงหาคม คนสเปนมีธรรมเนียมปฏิบัติเหมือนประเทศยุโรปอื่นที่จะลาหยุดพักร้อนประจำปีในเดือนสิงหาคมทั้งเดือน ดังนั้น หากไม่จำเป็น ขอให้หลีกเลี่ยงการนัดหมายดูงานในช่วงเดือนดังกล่าว เพราะมีแนวโน้มอย่างยิ่งว่าจะได้ไม่ได้รับการตอบรับจากหน่วยงานราชการสเปน

                   นอกจากนี้ หากประสงค์ขอศึกษาดูงานในนครบาร์เซโลนา ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ – มีนาคม สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอแนะนำให้คณะสำรองที่พักล่วงหน้าอย่างน้อย 2 เดือน เนื่องจากเป็นช่วงการประชุม Mobile World Congress ส่งผลให้โรงแรมที่พักในนครบาร์เซโลนา โดยเฉพาะในบริเวณใจกลางเมืองจะเต็มเกือบทั้งหมด

            2.5. หลีกเลี่ยงการขอศึกษาดูงานในช่วงเวลาก่อน 09.00 น. เวลา 14.00-15.00 น. และการขอดูงานหลัง 18.00 น.  คนสเปนมีวัฒนธรรมการรับประทานอาหารกลางวันที่แตกต่างจากคนไทย โดยเวลาอาหารกลางวันคือ 14.00 น. เป็นต้นไป ดังนั้น หากขอนัดหมายศึกษาดูงานในช่วงเวลาดังกล่าว ฝ่ายสเปนจะขอให้ฝ่ายไทยปรับเปลี่ยนเวลาเสมอ นอกจากนี้การขอดูงานก่อน 09.00 น. หรือหลัง 18.00 น. ถือว่าไม่ใช่เวลาเหมาะสม เนื่องจากแม้ว่าคนสเปนอาจจะยังคงทำงานอยู่ แต่ตามประเพณีปฏิบัติ จะไม่นิยมต้อนรับแขกในช่วงดังกล่าว

            2.6. หลีกเลี่ยงการนำอาหารและเครื่องดื่มจำนวนมากเข้ามาในสเปน บ่อยครั้ง บริษัทนำเที่ยวที่ดูแลคณะดูงานไทยมักจะนำอาหารแห้งและเครื่องดื่ม อาทิ น้ำขวด บะหมี่สำเร็จรูป ผ้าเย็น ขนมของขบเคี้ยว น้ำจิ้มอาหารไทย น้ำปลา น้ำพริกแห้ง ฯลฯ บรรจุใส่กล่องจำนวนมาก เดินทางมาพร้อมกับคณะ เนื่องจากต้องการประหยัดเวลาในการไปหาซื้ออาหารและเครื่องดื่มเหล่านี้เพื่อบริการคณะดูงานระหว่างเดินทางในสเปน อย่างไรก็ตาม ศุลกากรสเปนได้ปรับเพิ่มความเข้มงวดในการสุ่มตรวจสัมภาระผู้โดยสารขาเข้าที่ท่าอากาศยานต่างๆ ในสเปนมากขึ้น ดังนั้น หากคณะดูงานท่านถูกตรวจพบว่านำสิ่งของในข้างต้นเข้ามาจำนวนมาก ก็จะถูกศุลกากรสเปนยึดสิ่งของดังกล่าวไว้ไม่ให้นำเข้าประเทศ โดยจะสามารถติดต่อขอรับคืนก็ต่อเมื่อคณะเดินทางกลับประเทศไทยจากท่าอากาศยานเดิมเท่านั้น ทั้งนี้ สถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่สามารถเจรจาขออนุญาตให้คณะสามารถนำเข้าอาหารและเครื่องดื่มดังกล่าวได้ ภายหลังจากที่ถูกตรวจพบแล้ว

 

          3. การศึกษาดูงาน

            3.1. การจัดส่งเจ้าหน้าที่ไปต้อนรับอำนวยความสะดวกที่ท่าอากาศยาน  เพื่อเป็นการเพิ่มมาตรการด้านความปลอดภัย ทางการสเปนได้แก้ไขกฎระเบียบการรักษาความปลอดภัยบริเวณท่าอากาศยานนานาชาติบาราฆัส กรุงมาดริด โดยจะไม่อนุญาตให้เจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตฯ เข้าไปในเขตพื้นที่หวงห้ามภายในท่าอากาศยานฯ  ดังนั้น สถานเอกอัครราชทูตฯ จึงไม่สามารถจัดส่งเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตฯ ไปต้อนรับและอำนวยความสะดวกแก่คณะดูงานได้ จนกว่าจะมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบดังกล่าว

             3.2. จัดจำนวนผู้เข้าร่วมงานให้เหมาะสม  เมื่อได้รับการตอบรับจากหน่วยงานสเปนแล้ว สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอแนะนำให้คณะศึกษาดูงานจัดให้เฉพาะคณะทางการเข้าศึกษาดูงาน  โดยไม่รวมถึงบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการศึกษาดูงาน อาทิ ผู้ติดตาม และไกด์นำเที่ยว  ทั้งนี้ เนื่องจากหน่วยงานราชการสเปนมีความเข้มงวดเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัย และอาจปฏิเสธมิให้บุคคลที่ไม่ใช่คณะทางการเข้ารับฟังการบรรยายสรุปหรือการเดินเยี่ยมชมอาคารสถานที่ ซึ่งถือเป็นพื้นที่หวงห้ามได้

            3.3. การแลกเปลี่ยนของขวัญ หน่วยงานสเปนไม่นิยมการแลกเปลี่ยนของขวัญรายบุคคล โดยมักจะใช้วิธีการแลกเปลี่ยนของขวัญในนามของหน่วยงานมากกว่า อย่างไรก็ตาม หากคณะดูงานประสงค์จะนำของที่ระลึกมามอบให้แก่เจ้าหน้าที่สเปน ก็ถือเป็นมิตรไมตรีที่ดี

             3.4. สถานเอกอัครราชทูตฯ สามารถประสานจัดหาล่ามภาษาไทย-สเปนให้แก่คณะได้ แต่มีค่าใช้จ่ายที่คณะจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ประมาณ 150 ยูโรต่อครั้ง ล่ามส่วนใหญ่ คือ นักศึกษาไทยในสเปนที่ประสงค์จะหาประสบการณ์เพิ่มเติมนอกเวลาเรียนหนังสือ ทั้งนี้ หากเป็นล่ามภาษาอังกฤษ-สเปน สถานเอกอัครราชทูตฯ ก็สามารถแนะนำล่ามอาชีพในสเปนให้ได้เช่นกัน  

            หากมีข้อสงสัยหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อสถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงมาดริด E-mail:  madthai@temb.e.telefonica.net